Welche Anforderungen stellen Gesetze an die elektronische Archivierung und die Revisionssicherheit?

Wenn man die Menge an Informationen betrachtet, überschneiden sich die gesetzlichen Anforderungen, die aus unterschiedlichen Richtungen kommen und durchaus für ein Dokumentenmanagement relevant sind.
Da gibt es natürlich die allgemeine Einhaltung einer guten Buchhaltung laut (GoBD), Datenschutz im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und auch die DIN EN ISO 9001 die berücksichtigt werden müssen. Die Einhaltung all dieser Gesetze stellt eine revisionssichere Archivierung sicher.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle Unterlagen GoBD-konform archiviert werden müssen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Beispielhaft sind hier Buchungsbelege zu nennen, wie z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine sowie jegliche Korrespondenz zur Vorbereitung, Abwicklung, zum Abschluss oder Widerruf eines Rechtsgeschäfts. Auch lt. Abschnitt 8.2.3.2 der ISO 9001 muss darüber dokumentierte Information aufbewahrt werden – und die Revisionssicherheit sichergestellt sein. Falls wir mit Konsumenten Geschäfte machen, findet sofort auch eine Berührung mit den Anforderungen der DSGVO statt. Denn dabei verarbeiten wir mit Sicherheit auch personenbezogene Daten, welche ebenfalls korrekt – revisionssicher – archiviert werden müssen. Orientieren wir uns bei der Aufbewahrungsfrist an den Vorgaben der AO bzw. am HGB (entweder 6 oder 10 Jahre), dann machen wir auch in Hinsicht der beiden anderen Perspektiven nichts grundlegend falsch.

Einen signifikanten Unterschied gibt es jedoch: Ein Verstoß gegen die Anforderungen der ISO 9001 an die revisionssichere Archivierung kann zu einer Abweichung und ggf. zum Nicht­be­ste­hen der Zertifizierung bzw. zum Entzug des Zertifikats führen und evtl. auch ins Geld gehen. Verstoßen wir jedoch gegen die GoBD bzw. DSGVO, dann kann dies zusätzlich steuerstrafrechtliche und ordnungswidrigkeitsrechtliche Tatbestände zur Folge haben.

Warum braucht man überhaupt ein Dokumentenmanagement?

Kurzfristig gedacht, ist das preiswerteste Archivieren das „Abheften“. Die Papierablage ist natürlich aus Sicht der reinen Anschaffungskosten eine unschlagbare Aufbewahrung für Dokumente. Wir müssen uns nur die Ordner beschaffen und nach und nach wächst unser Archiv. Nur, darin steckt bereits unser größtes Problem. Irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem das Sprichwort zutrifft: „Ein Griff und die Sucherei beginnt“. Das Finden von einem Dokument im Papierarchiv kann dann so richtig zeit- und damit kostenintensiv werden. Mit der Größe des Archivs wächst der Aufwand überproportional an. Ein Papierarchiv hat jedoch noch weitere signifikante Nachteile – vor allem gegenüber der elektronischen Archivierung und der damit verbundenen Revisionssicherheit:

• Es können Dokumente quasi „verloren“ gehen, wenn sie im falschen Ordner abgeheftet werden.
• Ein Archivraum für die Dokumente kostet jede Menge Platz.
• Papierakten sind nicht überall im Zugriff und müssen häufig von einem Ort zum anderen transportiert werden.
• Ein „Backup“ von Papierakten / Dokumenten kann nur mit großen Kopieraufwand erstellt werden (Verlustgefahr bei einem Brand).
• Die Umschichtung oder Umgruppierung einzelner Inhalte ist sehr aufwändig.

Diese Liste könnte man noch um einige Einträge ergänzen. Deshalb stellen die meisten Organisationen auf die digitale Archivierung der Dokumente um. Diese sollte jedoch der Revisionssicherheit entsprechen.

NEWS 01.10.2022

Der Qualitätsmanager als Kommunikator

Kommunikation als Schlüsselaufgabe wird in der ISO 9001:2015 nachdrücklicher angesprochen denn je. Die Organisation, heißt es, muss festlegen, wer, über was, wann, mit wem und wie kommunizieren soll. Damit liegt die Qualität der internen wie externen Kommunikationsprozesse ganz klar im Verantwortungsbereich des Qualitätsmanagements. Um die Geschäftsführung hier beraten und konstruktiv mit den Kommunikationsspezialisten zusammenarbeiten zu können, wird
der QMB das nötige Wissen und ein grundlegendes Verständnis erwerben müssen.

Darüber hinaus muss er an seiner persönlichen kommunikativen Kompetenz arbeiten.

Gelingt es ihm nicht, seine Anliegen und Fragestellungen dem Management und auch den Mitarbeitern zu vermitteln, sind die schönsten Prozesse auf Sand gebaut.
Seine Anliegen in Sprache umsetzen und mit Kommunikationsprozessen umgehen zu können gehört deshalb zu seinen Schlüsselkompetenzen – Kompetenz nunmehr definiert als „Fähigkeit, Wissen und Fertigkeiten anzuwenden, um beabsichtigte Ergebnisse zu erzielen“.

Dieses Webinar zeigt, wie Qualittsverantwortliche Kommunikationsmaßnahmen, die den unterschiedlichen Zielgruppen gerecht werden, in ihrer Arbeit stets mitbedenken müssen. Darüber hinaus liefert er Tipps zum professionellen Umgang mit Sprache und Texten.

Bald buchbar!

NEWS 06.09.2022

TÜV, DEKRA, DGQ alle reden nur noch über agiles Qualitätsmanagement!!

Aber was steckt dahinter?

Bis jetzt hat man doch unter agil und scrum was ganz anderes verstanden, es wurde geprägt von der Softwareentwicklung.

Das Qualitätsmanagmement wurde geprägt durch PDCA, Lean Management und KVP.

Welcher Weg soll nun im Qualitätsmanagement eingeschlagen werden - Erfahre mehr, demnächst bei den Optimisten.

NEWS 01.09.2022

Über die International Organization for Standardization (kurz ISO) wurde am 29. Juli 2020 eine weltweite Anwenderbefragung durchgeführt, zu einer Revision der bestehenden

Version der ISO 9001:2015, normalerweise wird eine Revision alle 5 Jahre vollzogen.

 Bei dieser Befragung ergab es eine leichte Mehrheit für die Bestätigung der ISO 9001:2015, d.h. die Norm bleibt weiterin bestehen.

Die Erkenntnisse dieser Überprüfung können wiederum eine vorgezogene Revisionsumfrage nach sich ziehen.

 Die „altbekannte“ ISO 9001:2015 bleibt uns demzufolge (vorerst) erhalten und prägt unentwegt das Qualitätsmanagement vieler Unternehmen.

 Allerdings gab es ein gutes Feedback für Mögliche Themen, die in zukünftiger ISO 9001 Revisionen behandelt werden sollen, diese könnten dann 2025 im Raum stehen!

AKTUELLES HIERZU MÖCHTEN  WIR EUCH/IHNEN GERNE IN EINEM 1 STÜNDIGEN SEMINAR "EINARBEITUNG MÖGLICHER THEMEN INS QM" NÄHER BRINGEN!

ZUM SEMINAR